POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – VCM TRAVEL GROUP S.A.S. / FESTIVAL DE VERANO

1. Responsable del tratamiento. VCM TRAVEL GROUP S.A.S., NIT 901.555.927-2, con domicilio en la Calle 17 A Norte #8N-35, Cali, Valle del Cauca, correo electrónico para asuntos de datos personales a.baron@festivaldeverano.co y teléfono 317 639 5603.

2. Marco legal. Artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Definiciones. Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural. Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos (incluidas fotografías y videos). Titular: la persona cuyos datos se tratan. Tratamiento: cualquier operación sobre los datos, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable. Transferencia y transmisión: envío de datos a un responsable o a un encargado, respectivamente, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios. LA AGENCIA trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo recoge los datos necesarios para cada finalidad informada, no los usa para fines distintos sin nueva autorización y limita su acceso al personal que los necesita.

5. Datos que tratamos y para qué.

Además, para todos los titulares: cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, atender requerimientos de autoridades, y ejercer o defender los derechos de LA AGENCIA.

Documentos de viaje y autoridades. Para gestionar reservas y cumplir requisitos de viaje, LA AGENCIA puede recibir copias de documentos de identidad, pasaportes, registros civiles, permisos de salida del país y autorizaciones notariales de menores. Estos datos se entregan a aerolíneas, hoteles y operadores en la medida necesaria, y a Migración Colombia u otras autoridades cuando la ley lo exija.

Cómo recogemos los datos. Por los formularios del sitio, WhatsApp, redes sociales, llamadas, correo electrónico, las reuniones informativas en los colegios y los documentos del contrato y sus anexos. Los datos del usuario menor de edad los entrega su representante legal.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes. LA AGENCIA trata datos de menores de edad solo cuando es necesario para prestar el servicio turístico, respondiendo a su interés superior y respetando sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015. La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal del menor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez. Cuando un menor diligencie el formulario web, LA AGENCIA aplicará el procedimiento descrito en ese formulario y solo usará sus datos para contactar a su representante legal.

7. Datos sensibles. Los datos de salud (Ficha Médica, Declaración Juramentada, soportes médicos o psicológicos) y los biométricos (fotografías y videos) solo se tratan con autorización expresa del titular o de su representante legal. Su suministro es facultativo: el titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles o de menores. Sin embargo, la información médica es necesaria para la participación segura en el viaje, en los términos del contrato. Estos datos se conocen solo por el personal que los necesita y se comparten únicamente con el servicio de asistencia médica y los prestadores de salud cuando se requiera.

8. Emergencias y casos en que no se requiere autorización. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, LA AGENCIA puede tratar datos sin autorización en casos de urgencia médica o sanitaria, cuando los pida una entidad pública o judicial en ejercicio de sus funciones, o cuando se trate de datos públicos. Durante el viaje, esto permite compartir la información médica del usuario con el personal de salud, la asistencia médica y las autoridades que atiendan una emergencia, e informar de inmediato al representante legal.

9. Datos suministrados por terceros. Cuando una persona entregue datos de otra (por ejemplo, el acudiente que inscribe al estudiante, el estudiante que registra a su acudiente o el colegio que facilita un contacto), declara que cuenta con la autorización del titular o que es su representante legal. LA AGENCIA verificará esa autorización en el primer contacto con el titular y, si no se confirma, suprimirá los datos.

10. Comunicaciones comerciales. LA AGENCIA solo enviará información comercial por los canales que el titular autorice y respetará los horarios y la frecuencia de contacto que establezca la ley. El titular puede pedir en cualquier momento que no lo contacten más con fines comerciales.

11. Transmisión y transferencia. Para ejecutar el plan, LA AGENCIA comparte los datos necesarios con aerolíneas, hoteles, transportadores, operadores turísticos y el servicio de asistencia médica, que pueden estar en Colombia o en el país de destino. También usa proveedores tecnológicos (correo, almacenamiento en la nube, mensajería) que pueden alojar los datos fuera de Colombia. En todos los casos se exige a esos terceros un nivel adecuado de protección y el uso de los datos solo para la finalidad del servicio. LA AGENCIA no vende ni cede datos personales con fines comerciales.

12. Derechos de los titulares. Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso que se ha dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos.

13. Área responsable y procedimiento. Las solicitudes se dirigen a el área legal de LA AGENCIA al correo a.baron@festivaldeverano.co, indicando nombre e identificación del titular, la solicitud, la dirección de respuesta y los documentos de soporte. Si quien solicita es un representante, debe acreditar esa calidad.

Si el reclamo está incompleto, LA AGENCIA pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que el titular lo complete, se entenderá que desistió. El titular solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite.

Mientras se tramita un reclamo, los datos se marcan con la leyenda «reclamo en trámite» hasta que se resuelva.

Quién puede presentar la solicitud y con qué documentos. El titular, con copia de su documento de identidad; el representante legal de un menor, con el registro civil del menor; el apoderado, con poder; y los causahabientes, con el documento que acredite esa calidad. La solicitud también puede presentarse por escrito en el domicilio de LA AGENCIA o por teléfono al 317 639 5603, que dejará constancia de su recibo.

14. Seguridad. LA AGENCIA aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Si ocurre un incidente de seguridad que comprometa datos personales, LA AGENCIA lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares afectados. LA AGENCIA conserva prueba de las autorizaciones otorgadas y exige a sus proveedores con acceso a datos acuerdos de confidencialidad.

15. Cookies y tecnologías similares. El sitio podrá usar cookies u otras tecnologías similares para su funcionamiento, para conocer estadísticas de navegación y para mejorar la experiencia del usuario. Cuando LA AGENCIA use cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio, lo informará y pedirá la aceptación del usuario. El usuario podrá bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador.

16. Conservación. Los datos de interesados que no contraten se conservan hasta por veinticuatro (24) meses desde el último contacto. Los datos de usuarios y representantes legales se conservan mientras dure la relación contractual y después, por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales o la defensa de reclamaciones. Los datos de salud se suprimen seis (6) meses después del regreso del viaje, salvo que exista una reclamación o un evento médico que obligue a conservarlos.

17. Vigencia y cambios. Esta política rige desde el 1 de noviembre de 2026. Los cambios sustanciales se informarán en este sitio antes de aplicarlos y, cuando cambien las finalidades, se pedirá nueva autorización. LA AGENCIA revisará esta política al menos una vez al año.